Overskrift Planlægningsdirektør forandrer budgetteringsprocessen for at mindske byrden markant for sig selv og for 5 øvrige afdelinger

Udfordring

Kelly Husband var udfordret med administrationen af finans og budgettering i hendes afdeling på et stort universitet i Canada. Som bruger af Jet Analytics var hun allerede bekendt med Jet’s produkter og nød den nemme og enkle måde at køre sine egne rapporter. Men når tiden for budgettering nærmede sig, stod hun over for det samme mareridt hvert kvartal – nemlig hvordan hun skulle strukturere budgetteringsprocessen for alle syv omkostningscentre, rettidigt og præcist.

Kellys opgave var kompliceret: Hun havde brug for et samlet overblik over delvis omkostningsdækning på den ene side og delvis medfinansiering på den anden, men havde ingen værktøjer til det. Hun havde til opgave at indsamle oplysninger fra seks forskellige ledere, trække disse oplysninger ind i Excel-regneark og konsolidere dem, alt sammen inden for meget kort tid. Processen tillod ingen planlægning i real-tid, og der kunne ikke foretages justeringer undervejs. Det var meget stressende og krævede en masse menneskelige interaktioner for at fuldføre budgetteringsprocessen.

“Vores tidligere budgetteringsløsning var meget kompliceret. Jeg kunne ikke se konsolideringer, før budgetterne var færdige. Der var ingen muligheder for at lave hvad-hvis-scenarier eller foretage løbende justeringer. Vi blev virkelig holdt tilbage. Og jeg havde to uger til at fuldføre, hvad der føltes som 3 måneders arbejde.”

Løsning

Efter at have deltaget i NAVUG var Kelly helt med på ideen om Jet Budgets og anmodede straks om det til gennemførsel af budgetteringsperioden for 3. kvartal. Kelly var begejstret over, hvor nem løsningen var at implementere, hvilket også fremskyndede godkendelsesprocessen. Inden for få dages implementering kunne Kelly begynde at bruge Jet Budgets og optimere den årlige budgetplanlægningsproces.

Hun var i stand til hurtigt at lægge sine budgettal ind i Jet Budgets, udsende individuelle porteføljer til lederne for deres input og derefter gennemgå konsolideringerne, før de blev indlæst i hendes NAV-system. Med budgetterne indlæst har Kelly det samlede oversigt i både Jet Budgets og NAV og kan løbende opdatere tallene i budgettet med de realiserede tal, så hun hele tiden har indsigt i udgifter og indtægter og langt nemmere kan foretage justeringer og allokere midlerne anderledes.

“Det er fantastisk! Jeg vidste, at jeg ville have det, så snart jeg hørte om det. Jeg har mere gennemsigtighed i vores udgifter og indtægter, og det har faktisk givet mig ro i sindet. Bogholderne opdaterer tallene månedligt. Jeg behøver ikke at vente til kvartalet slutter, og jeg føler ikke længere, at jeg skal kæmpe og løbe et maraton i budgetsæsonen. Det bliver bare gjort.”