De 15 beste operationele KPI’s en maatstaven voor de moderne COO

16 juni 2021

insightsoftware is a global provider of reporting, analytics, and performance management solutions, empowering organizations to unlock business data and transform the way finance and data teams operate.

Wat is een COO-KPI?

Een operationele kernprestatie-indicator (KPI) of maatstaf is een maat die een bedrijf gebruikt om zijn prestaties te beoordelen. Door de operationele maatstaven te volgen, kan een bedrijf groeimogelijkheden identificeren en voortbouwen op zijn sterke punten.
Een operationeel manager (Chief Operating Officer, COO) komt in rang vlak onder de algemeen directeur (Chief Executive Officer, CEO) en is verantwoordelijk voor de interne bedrijfsvoering. COO-KPI’s zijn maatstaven die de COO gebruikt om de prestaties van alle afdelingen binnen het bedrijf te meten. Door analyse en interpretatie van deze gegevens kan de COO nauwkeurig de effectiviteit van processen meten en het bedrijf zo steeds productiever maken.

Wat is de rol van de COO nu eigenlijk?

Van oorsprong is een COO alles tussen een ervaren persoon die de visie van de CEO tot leven brengt en een partner wiens vaardigheden die van de CEO aanvullen. Hoewel de managementstijl en achtergrond per COO kunnen verschillen, zijn de kernverantwoordelijkheden van deze functie altijd hetzelfde. De COO overziet alle bedrijfsprocessen en heeft een grondige kennis van elk radertje in de machine: administratie, hr, productie, technologie, enz. De COO kan pas effectief leiding geven aan dit diverse team als hij of zij in staat is maatstaven te ontwerpen en te monitoren die een nauwkeurig beeld geven van de prestaties van elke afdeling.

Deze grote operationele datasets worden vaak via een ERP-systeem gevolgd. insightsoftware biedt een verscheidenheid aan oplossingen voor geautomatiseerde en flexibele rapportage die compatibel zijn met bijna alle ERP-software die beschikbaar is op de markt en kunnen worden gebruikt om op maat gemaakte KPI-dashboards op te zetten.

In dit artikel worden de belangrijkste maatstaven voor financiën, productie en personeel belicht op basis waarvan de COO leiding kan geven aan een effectief team.

Whitepaper: How to Build Useful KPI Dashboards

Download Now

De belangrijkste financiële COO-KPI’s

Eén van de belangrijkste verantwoordelijkheden van een COO is samenwerking met de CEO en CFO om ervoor te zorgen dat de financiële KPI’s van de onderneming goed presteren. Wij denken dat dit voorbeelden zijn van de acht belangrijkste financiële COO-KPI’s:

Huidige debiteuren: Deze COO-maatstaf geeft aan hoeveel geld de onderneming van haar debiteuren tegoed heeft. Deze maatstaf geeft een beeld van nog te ontvangen inkomsten en stelt de onderneming, in combinatie met de crediteuren, in staat haar cashflow (d.w.z. groei-investeringen) nauwkeurig te plannen. Een hoog debiteurencijfer kan betekenen dat het bedrijf geld verliest en niet in staat is om zijn schulden te innen. Er is nog een KPI die nauw verband houdt met huidige debiteuren en dat is debiteurentermijn. Dit is het aantal dagen dat een bedrijf nodig heeft om verschuldigde bedragen te innen. Geadviseerd wordt om dit getal laag te houden.
Huidige crediteuren: Weet jouw COO hoeveel geld het bedrijf verschuldigd is aan zijn schuldeisers (leveranciers, banken enz.)? Zoals eerder vermeld, laat deze COO-KPI, samen met die van de huidige debiteuren, de cashflow van het bedrijf zien. Er is nog een KPI die nauw verband houdt met de huidige crediteuren en dat is de crediteurentermijn. Dit is het aantal dagen dat een bedrijf nodig heeft om zijn crediteuren te betalen. Net als bij debiteurentermijn moet de COO ernaar streven dit getal laag te houden.
Operationele kasstroom (Operating Cash Flow, OCF): De OCF-maatstaf is een van de belangrijkste COO-maatstaven. Deze illustreert het totale geldbedrag dat het bedrijf genereert. Een positieve kasstroom betekent dat de onderneming verder kan groeien en een negatieve kasstroom betekent dat er behoefte is aan externe financiële hulp. OCF wordt berekend door het nettoresultaat aan te passen aan wijzigingen in debiteuren, crediteuren, afschrijvingen en wijzigingen in voorraden. De operationele kasstroom-KPI wordt berekend met de volgende formule: EBIT + Afschrijvingen – Belastingen – Verandering in Werkkapitaal
Quick ratio (zuurgraadtest): Dit is een snelle test voor de COO om de liquiditeit van de onderneming op korte termijn te bepalen. Deze COO-maatstaf geeft aan in hoeverre de onderneming in staat is aan haar kortlopende verplichtingen te voldoen door alleen gebruik te maken van haar liquide middelen of met liquide middelen vergelijkbare activa (werkkapitaal), zonder externe financiering en zonder haar voorraden te moeten verkopen. Een hoge quick ratio wijst op een bedrijf met een betere liquiditeit en financiële gezondheid. De quick ratio-KPI wordt berekend met de volgende formule: (Contanten + Verhandelbare effecten + Debiteuren) / Vlottende passiva
Brutowinstmarge: Deze maatstaf geeft aan of de inkomsten de kosten van de onderneming overtreffen. Deze KPI wordt uitgedrukt in een percentage. Een hoge brutowinstmarge is wenselijk. De brutowinstmarge wordt berekend met de volgende formule: (Totale inkomsten – Kosten van verkochte goederen) / Totale inkomsten.
Nettowinstmarge: De maatstaf nettowinstmarge COO geeft aan hoeveel van de inkomsten van de onderneming wordt omgezet in winst. Net als de brutowinstmarge wordt ook deze KPI uitgedrukt in een percentage. Een hoge nettowinstmarge is een indicator dat een COO inkomsten kan genereren. De nettowinstmarge wordt berekend met de volgende formule: (Totale opbrengsten – Kosten van verkochte goederen – bedrijfskosten – overige kosten – rente – belastingen) / Totale opbrengsten. Omdat de nettowinstmarge rekening houdt met de totale kosten van een onderneming, is de nettowinstmarge in vergelijking met de brutowinstmarge een veel definitievere maatstaf voor het succes van een bedrijf.
Werkkapitaal (nettowerkkapitaal): COO’s zijn vaak bezorgd over de liquiditeit van een onderneming. Aan de hand van deze KPI kan de COO de operationele efficiëntie en de financiële gezondheid van de onderneming op korte termijn te beoordelen. Het werkkapitaal wordt berekend met de volgende formule: Totaal van alle vlottende activa / Vlottende passiva van de onderneming. Bij deze berekening vallen contanten, debiteuren, voorraad, kortetermijnbeleggingen en verhandelbare effecten (activa die gemakkelijk binnen een jaar of minder in contanten kunnen worden omgezet) onder de vlottende activa van de onderneming. Als de vlottende activa van de onderneming niet hoger zijn dan vlottende passiva kan daaruit worden afgeleid dat de onderneming haar schuldeisers niet kan betalen.
Rendement op eigen vermogen (Return on Equity, ROE): Deze prestatiemaatstaf is een weergave van de winstgevendheid van de onderneming ten opzichte van het kapitaal van stakeholders. ROE wordt berekend met de volgende formule: Netto-inkomsten / Gemiddeld eigen vermogen. Er is geen harde en snelle regel voor een aanvaardbaar eigen vermogen. Het varieert per sector en is afhankelijk van de concurrenten van de onderneming. De COO moet ernaar streven om de ROE van het bedrijf boven het gemiddelde van de branche te houden.

Het opzetten van zinvolle en nauwkeurige KPI’s is tijdrovend en omslachtig. Financiële KPI-software voorziet ondernemingen van de juiste hulpmiddelen om de juiste beslissingen voor de onderneming te nemen.

Belangrijkste productie-KPI’s voor COO’s

COO’s besteden een zeer groot deel van hun tijd aan het beoordelen van productie-KPI’s en het zoeken naar manieren om de productie-efficiëntie te verhogen. Je vindt hier een samengestelde lijst van COO-KPI’s die je in het productiedashboard zou moeten bijhouden:

Doorstroom: Deze COO-maatstaf helpt de zwakste schakel in de productielijn te identificeren. Doorstroom is de hoeveelheid geproduceerde goederen of diensten in een bepaalde periode. Het doel van een COO is om de belemmerende component of het belemmerende proces in een toeleveringsketen te identificeren en de capaciteit ervan te maximaliseren. LlDe doorstroom kan worden verhoogd door de stilstand van apparatuur te verminderen, onderhoudsstrategieën te verbeteren, het aantal productiestappen te verminderen en nog veel meer. Dit maakt van doorstroom een belangrijke KPI voor het optimaliseren van een onderneming.
Totale cyclustijd: De cyclustijd-KPI wordt gebruikt om de efficiëntie van de productielijn van een onderneming te bepalen. De COO kan deze KPI gebruiken om na te gaan hoe lang het duurt om grondstoffen om te zetten in afgewerkte goederen. Met een korte cyclustijd kan een onderneming meer inkomsten genereren en snel innovatieve oplossingen implementeren.
First pass yield (FPY): Deze COO-KPI is een indicatie van de kwaliteit van de productie van een onderneming. Deze KPI wordt uitgedrukt als percentage en wordt berekend met de volgende formule:
Aantal geproduceerde units waaraan geen extra werk verbonden was / Totaal aantal units dat het productieproces inging. FPY staat ook bekend als de doorstroomopbrengst (Throughput Yield, TPY). Een laag TPY duidt op een gebrekkig productieproces en vertelt de COO dat procesverbeteringen nodig zijn.
Percentage gepland onderhoud (Planned Maintenance Percentage, PMP): Deze maatstaf wordt door COO’s gebruikt om de kosteneffectiviteit van de onderhoudsstrategie van een onderneming te meten. PMP wordt berekend aan de hand van de volgende formule:
aantal uren gepland onderhoud / totaal aantal uren onderhoud. Omdat gepland onderhoud aanzienlijk minder kost dan correctief of noodonderhoud, leidt een hoger PMP tot grote besparingen voor de onderneming. Als bijkomend voordeel zorgt een hoog PMP ook voor betere personeelsplanning, efficiëntere planning en een langere inzettijd van apparatuur. De meeste voorstanders van preventief onderhoud adviseren een PMP van 85 procent of hoger.
Te melden gezondheids- en veiligheidsincidenten: Veiligheidsnormen zijn voor elke onderneming van levensbelang. Deze COO-maatstaf wordt gebruikt om de doeltreffendheid van de veiligheidsnormen van een onderneming te meten. Op het eerste gezicht lijken KPI’s met betrekking tot veiligheid niet thuis te horen in de productie-KPI’s. We wijzen er echter op dat het pleiten voor veiligheidsmaatregelen op de werkplek de medewerkers het gevoel geeft gewaardeerd te worden en een medewerker die zich gewaardeerd voelt, is veel productiever. Aan de hand van de KPI voor te melden gezondheids- en veiligheidsincidenten kan de COO de arbeidsomstandigheden en -processen controleren en verbeteren.
Beschikbaarheid: Deze COO-KPI geeft aan in hoeverre een apparaat kan worden bediend als dat nodig is. De beschikbaarheid wordt berekend aan de hand van de volgende formule: Beschikbare machinetijd / (Beschikbare machinetijd + Stilstand). In deze formule vallen zowel geplande als ongeplande activiteiten onder ‘stilstand’. Het doel van een COO moet zijn de stilstand te verminderen en de beschikbaarheid te verhogen. Geadviseerd wordt om tijdens het volgen van deze maatstaf de reden van de stilstand te noteren om de problemen beter te kunnen aanpakken.

Het is belangrijk om je te realiseren dat deze voorbeelden van productie-KPI’s voor COO’s nog maar het topje van de ijsberg zijn. Als jouw COO echt alles wil uitspitten, heb je een uitgebreide rapportagesoftwareoplossing nodig waarmee tientallen KPI’s gevolgd en afgestemd kunnen worden.

De belangrijkste personeels-KPI’s voor COO’s

Eén van de belangrijkste factoren die een onderneming kan maken of breken is het personeelsbestand. Gelukkige medewerkers zijn innovatiever, productiever en efficiënter. Hieronder staan een paar voorbeelden van de belangrijkste personeels-KPI’s die de COO moet bijhouden en monitoren.

Ziekteverzuimpercentage: Deze maatstaf geeft het verzuim van medewerkers tijdens een werkperiode weer. Deze KPI wordt uitgedrukt in een percentage. Het verzuim dat in deze KPI is opgenomen, is over het algemeen niet-geplande of niet-goedgekeurde vrije tijd, waaronder ook niet vooraf geplande vakantietijd. Voorbeelden van dergelijk verzuim zijn ziekte, zorg voor kinderen, noodsituaties in het gezin, te laat komen enz.
Een laag verzuimpercentage geeft aan dat de onderneming haar medewerkers een boeiend en gezond klimaat biedt.
Verloop goed presterende medewerkers: Een van de moeilijkste taken van een COO is uitzoeken hoe toptalent kan worden behouden. Deze maatstaf geeft aan hoe tevreden de best presterende medewerkers van een onderneming zijn met hun baan. Goed presterende medewerkers zijn degenen die de hoogste prestatiebeoordelingen krijgen. Deze KPI wordt uitgedrukt in een percentage en wordt berekend met de volgende formule: Best presterende medewerkers die weggegaan zijn bij het bedrijf / Best presterende medewerkers die zijn gebleven. Er zijn geen harde en snelle richtlijnen voor een aanvaardbaar verloop van goed presterende medewerkers. De COO moet ervoor zorgen dat het bedrijf het gemiddelde in de branche haalt of overtreft.
Verhouding vrouw-man en etnische diversiteit: Aan de hand van deze twee maatstaven wordt de diversiteit van een onderneming gemeten. Een divers personeelsbestand leidt tot veel verschillende inzichten en snelle verbetering van ingesleten werkprocessen. Uit onderzoek is gebleken dat een diverse werkplek leidt tot meer productiviteit en innovatie. De verhouding vrouw/man wordt berekend aan de hand van de volgende formule: Aantal vrouwelijke medewerkers / Aantal mannelijke medewerkers. De verhouding etnische diversiteit wordt op dezelfde manier berekend, met de volgende formule: Aantal medewerkers uit minderheidsgroepen / Totaal aantal medewerkers. De moderne COO moet streven naar een verhouding 1:1 vrouw/man en etnische diversiteit.
Doorverwijzingspercentage: Dit is een veelgebruikte maatstaf om de sterkte van de bedrijfscultuur te meten. HR-afdelingen meten baantevredenheid van medewerkers vaak op basis van zelfgerapporteerde enquêtes. Het meten van het doorverwijzingspercentage is echter de duidelijkste indicator dat de medewerkers tevreden zijn. Een medewerker verwijst familieleden of vrienden/vriendinnen alleen door als hij of zij zeker weet dat het werkklimaat van het bedrijf echt onvergelijkbaar is. Het doorverwijzingspercentage wordt berekend aan de hand van de volgende formule: Aantal functies vervuld door doorverwezen medewerkers / Aantal vervulde functies. De COO moet ernaar streven deze KPI hoog te houden omdat het ook een economische methode is om talent met een laag risico in dienst te nemen.
Investering in opleiding per medewerker: Deze COO-methode laat zien hoeveel geld een bedrijf investeert in de opleiding en ontwikkeling van het personeel. Als de onderneming niet genoeg investeert, wordt het ontwikkelen van intern talent moeilijker en wordt het risico dat getalenteerde medewerkers weglopen groter. De investering in opleiding per medewerker wordt aan de hand van de volgende formule berekend: Totale opleidingskosten / Aantal medewerkers. Net als bij veel andere KPI’s die hier worden genoemd, is er geen harde en snelle richtlijn voor het bepalen van een aanvaardbaar investeringsbedrag voor opleiding. De COO moet ernaar streven het gemiddelde in de branche te halen en te overtreffen.

Het is belangrijk om per onderneming COO-KPI’s op maat te ontwikkelen. Elk bedrijf is weer anders opgezet en elke COO heeft weer een heel eigen managementstijl. Het is echter van het grootste belang voor elke COO om de belangrijkste maatstaven voor het bedrijf te identificeren en zichtbaar te maken. Als je meer te weten wilt komen over COO-KPI’s, lees dan hierverder.