Comment easyJet livre ses rapports annuels à temps malgré des délais serrés

Le contexte

Pour easyJet, l’une des principales compagnies aériennes low-cost d’Europe, la priorité est de proposer des tarifs peu élevés et un service efficace sur les liaisons de point à point. La compagnie peut aussi compter sur ses employés, qui se démarquent par leur serviabilité. En parallèle, en tant qu’entreprise publique cotée à la Bourse de Londres (LSE : EZJ) qui figure parmi les entreprises de l’indice FTSE 100, easyJet doit entretenir la confiance des actionnaires en sa direction et maintenir sa réputation à des fins de transparence et d’intégrité financière.

La nécessité de fournir ce panel varié de rapports au conseil d’administration, aux investisseurs, aux auditeurs, aux analystes et à d’autres parties prenantes soumet l’équipe chargée du reporting du groupe à une forte pression sur les délais, en particulier sur les périodes de la fin de l’année et de semestre.

Gail Butler, directeur reporting chez easyJet, explique : « Nous devons notamment fournir les parties relatives à l’état financier et à l’examen financier du rapport annuel, un rapport pour le comité d’audit et des diapositives pour les analystes, à la fois pour l’ensemble du groupe et pour quatre filiales. Pour garantir la précision de ces rapports, nous veillons à ce que les toutes dernières données financières issues de nos systèmes principaux soient correctement représentées et mis à jour au moindre changement ».

La transformation

Lorsqu’easyJet a décidé d’adopter la solution CDM sur le Cloud, l’équipe de projet savait que le calendrier serait serré.

Emma Butcher, chef de projet informatique chez easyJet, raconte : « Nous n’avions que quelques mois pour mettre en œuvre la nouvelle solution avant la clôture de notre année fiscale en septembre. Il fallait certes installer le logiciel, mais aussi monter les compétences de notre équipe interne : l’un des inconvénients de la solution précédente était qu’un seul expert de l’équipe chargée des rapports comprenait son fonctionnement. Nous voulions à tout prix éviter cela. »

Les résultats

La migration vers la nouvelle solution a été achevée avant l’échéance fixée en septembre et l’équipe chargée des rapports a pu procéder aux publications de rapports de fin d’exercice d’easyJet en temps et en heure.

« Nous avons toujours eu des délais très serrés pour les rapports de fin d’année », indique Gail Butler. « Même si cela n’a pas changé, l’utilisation de CDM a néanmoins facilité le processus de création de rapports de fin d’exercice ».

Pour l’équipe easyJet, l’un des principaux avantages de la solution est le fait qu’elle permette de préparer la période intense de création des rapports en configurant les modèles de ces derniers au préalable. Une fois les chiffres financiers consolidés de fin d’exercice ou du premier semestre disponibles, ceux-ci sont automatiquement transférés dans les modèles de rapports grâce à l’intégration entre CDM et les systèmes principaux de l’entreprise. Plutôt que de passer des heures à insérer, vérifier et corriger les chiffres, l’équipe a désormais plus de temps à consacrer à d’autres aspects du processus.

Gail Butler confie : « Avant de rejoindre easyJet, j’étais auditeur et j’ai vu des entreprises qui essayaient de produire leurs rapports annuels à l’aide de tableurs. Ce processus est extrêmement chronophage et sujet aux erreurs. Compte tenu des délais serrés que nous devons aujourd’hui respecter, il serait difficile de livrer les rapports à temps en utilisant ces processus manuels ».

La nouvelle solution offre aussi davantage d’options pour la création de rapports sur les résultats, en aidant easyJet à automatiser d’autres aspects de ses processus de création de rapports. Par exemple, l’intégration à Microsoft PowerPoint a permis de créer des présentations qu’easyJet transmet aux analystes du secteur, une tâche autrefois réalisée manuellement.

Gail Butler conclut : « Ce projet n’était pas motivé par le retour sur investissement, mais maintenant que la solution est en place, nous envisageons de l’utiliser dans d’autres domaines d’activité. Par exemple, notre reporting de gestion mensuels est en grande partie manuel actuellement. Nous pourrions grandement simplifier ce processus en passant par la solution CDM. En permettant à nos analystes de consacrer plus de temps à l’analyse, et non plus simplement au traitement des chiffres, nous créons plus de valeur pour l’entreprise. »