Vanderlande dispose de données centralisées et de processus efficaces et automatisés grâce à Longview Tax

En bref

• Ce leader de l’automatisation des processus logistiques accroît son efficacité et gagne un temps précieux grâce à Longview Tax
• Respect des délais et du budget
• 70 % de processus fiscaux automatisés
• Réduction de 25 à 50 % du temps consacré à la déclaration de l’impôt sur les sociétés
• Un processus de reporting fiscal plus solide
• Une collaboration étroite entre Vanderlande, insightsoftware et leur partenaire d’implémentation Taxvibes

Vanderlande est le leader mondial de l’automatisation des processus logistiques dans les aéroports. Le groupe est également leader dans les solutions d’automatisation des processus pour l’entreposage et le marché des colis. Les solutions d’entreposage de Vanderlande font l’unanimité et ses clients sont les acteurs mondiaux du commerce en ligne et distributeurs dans les domaines de l’alimentation, de la mode, etc. à l’échelle internationale.

Les systèmes de manutention des bagages de Vanderlande sont capables de déplacer plus de 4 milliards de bagages dans le monde chaque année. Ses systèmes trient plus de 52 millions de colis chaque jour. Fondée en 1949, l’entreprise emploie plus de 7 500 personnes et elle s’est imposée comme un partenaire extrêmement fiable dans le domaine de l’automatisation des processus logistiques résistant à l’épreuve du temps.

Des processus manuels qui constituaient un frein

Le groupe Vanderlande a été racheté en 2017 par Toyota Industries Corporation qui l’aidera à préserver sa croissance rentable et durable. À cette date, l’entreprise avait un grand besoin d’accroître l’efficacité de ses processus fiscaux.

En mars 2020, Sebastiaan Stoffelen a été embauché par Vanderlande en tant que Spécialiste en processus fiscaux (« Tax Assurance Specialist »). À ce moment-là, l’entreprise utilisait encore des processus manuels chronophages pour la gestion de ses données fiscales. Le besoin d’accroître son efficacité et de réduire les risques d’erreurs était pressant.

L’équipe fiscale de Vanderlande était confrontée à une pression croissante pour respecter les délais serrés du processus de clôture de fin de mois. L’entreprise avait besoin d’une solution pour automatiser ses processus de clôture et pour les alimenter en données précises et en temps réel qui lui permettraient de gagner du temps tout en préservant l’intégrité et la qualité de ses données.

« Lorsque j’ai intégré l’entreprise, celle-ci utilisait un processus mensuel de reporting fiscal qui s’appuyait sur diverses feuilles de calcul Excel qui comportaient des risques d’erreurs », explique M. Stoffelen. « Les délais de reporting de Vanderlande étant assez serrés, un outil d’automatisation a été considéré comme essentiel pour rendre l’ensemble du processus encore plus efficace et solide. »

Présentation de Longview Tax

Chargé de trouver une solution, M. Stoffelen a commencé à réaliser des recherches sur le marché pour trouver une solution qui réponde le mieux aux besoins de Vanderlande. « Le plus important, c’est que l’outil ne soit pas l’objectif en soi. Il faut réfléchir au problème que vous essayez de résoudre et l’outil devra vous faciliter la tâche », a expliqué M. Stoffelen.

Après avoir passé en revue les processus de reporting fiscal de Vanderlande et déterminé les besoins afin d’identifier la nouvelle solution, M. Stoffelen a organisé des démonstrations avec sept éditeurs de logiciels. Durant cette étape, son équipe a reconnu que la solution idéale devrait comporter trois caractéristiques principales :

• Un degré élevé d’efficacité de l’automatisation des processus existants
• La capacité du fournisseur à procéder à l’implémentation dans un délai serré
• La possibilité d’une maintenance par Vanderlande sans recourir à un support externe

Après avoir évalué différentes options, M. Stoffelen et son équipe ont sélectionné Longview Tax développé par insightsoftware. Cette solution a répondu à toutes les exigences de Vanderlande :

• Automatisation de la collecte, du calcul et de la consolidation des données fiscales
• Gain de temps afin d’axer les efforts sur des activités à plus forte valeur ajoutée telles que l’examen et l’analyse
• Obtention d’informations essentielles à partir des données fiscales afin de contribuer à la prise de décision stratégique

« À mon avis, les principaux avantages de notre processus d’examen et d’analyse sont les rapports détaillés et les analyses fiscales fournis par Longview Tax. Je peux facilement effectuer mes vérifications et mes validations de la manière la plus efficace possible », a déclaré M. Stoffelen.

Fluidité tout au long du processus d’implémentation

Pour faciliter cette implémentation, Vanderlande s’est associé à Taxvibes, une équipe de professionnels des technologies fiscales qui cherche à rapprocher la fiscalité et la finance et qui possède une expérience dans l’automatisation des processus de reporting fiscal et de prix de transfert. Vanderlande a choisi la société Taxvibes en raison de sa grande expérience dans le domaine des processus d’automatisation fiscale.

Lorsque le moment est venu d’implémenter la solution Longview Tax, Vanderlande a dû respecter des délais serrés de novembre 2020 à mars 2021. Après une première réunion de lancement, sa version de Longview Tax a été configurée en quelques semaines et elle a été opérationnelle dès la mi-novembre. « La solution livrée a été en parfaite adéquation avec le projet d’implémentation et la proposition tarifaire. Le projet a été mené à bien dans le respect des délais et du budget », a souligné M. Stoffelen. Certaines questions moins importantes ont inévitablement été soulevées durant le processus d’implémentation, mais elles ont été résolues très rapidement et de manière satisfaisante.

Après des congés de fin d’année bien mérités, l’ensemble du système était presque entièrement installé en janvier. Malgré quelques derniers ajustements de la configuration, la phase de test a tout de même pu être finalisée à la mi-février. Dans la mesure où les objectifs d’implémentation de Vanderlande ont été atteints très rapidement, l’équipe de M. Stoffelen s’est offert le luxe de consacrer un mois environ à la formation de ses utilisateurs et au déploiement de la solution.

L’un des facteurs clés de succès du projet d’implémentation a été la responsabilisation et la participation de l’équipe de projet dans toute la mesure du possible. En préparant et en dispensant elle-même la formation des utilisateurs finaux, l’équipe fiscale de Vanderlande a acquis une solide expertise dans l’utilisation de la solution Longview Tax. Elle a pu se mettre au travail dès l’achèvement de la configuration du nouveau système. Elle a également acquis les connaissances nécessaires pour assurer elle-même la maintenance en continu de la solution.

Le partenariat avec Taxvibes s’est révélé être le bon choix pour Vanderlande

Un autre facteur clé de succès a été l’étroite collaboration entre Vanderlande, insightsoftware et Taxvibes grâce à des réunions hebdomadaires pour être sur la même longueur d’onde et respecter le calendrier d’implémentation. Grâce à ces partenariats, Vanderlande a pu tirer profit des conseils en matière de reporting fiscal et des meilleures pratiques du secteur de Taxvibes ainsi que de la connaissance du produit et de l’expertise en intégration d’insightsoftware. Ce travail collaboratif a permis de fluidifier le processus d’implémentation tout en s’assurant que les résultats satisfaisaient à toutes les exigences métiers du client. « Notre objectif commun était d’automatiser les processus de reporting fiscal et de le rendre facile à utiliser, permettant à l’équipe de passer de la collecte à l’examen des données fiscales afin d’avoir confiance dans les résultats », a déclaré Peter van Tiggele, Spécialiste de l’automatisation fiscale (« Tax Automation specialist ») chez Taxvibes.

L’équipe fiscale de Vanderlande est ravie des conseils et des orientations fournis par Taxvibes. « Taxvibes nous a apporté son expérience pratique », a précisé M. Stoffelen. « Cette société nous a fait profiter de ses connaissances pratiques acquises auprès d’autres clients, ce qui a été extrêmement précieux lors de la séance préliminaire et durant le processus d’implémentation. Par ailleurs, Peter et ses collaborateurs de Taxvibes ont remis en question nos pratiques techniques et de comptabilité fiscale, ce qui nous a permis d’améliorer nos décisions. Cette approche s’est avérée être l’un des facteurs de réussite de l’implémentation. »

Résultats

Une plus grande facilité d’utilisation

À la suite de l’implémentation de Longview Tax, Vanderlande a consolidé ses données fiscales au sein d’une base de données centralisée, ce qui revêt une importance capitale dans la mesure où l’entreprise exerce actuellement ses activités en partie en télétravail. Peu importe où se trouve l’utilisateur dans le monde, il peut extraire des données depuis un emplacement facile d’accès.

En termes d’interface utilisateur, Longview Tax a parfaitement répondu aux besoins de Vanderlande. Longview Tax a permis à l’équipe de Stoffelen de bénéficier d’une plus grande facilité d’utilisation, d’une plus grande robustesse et de validations automatisées.

« L’implémentation de Longview Tax s’est traduite par une version sur-mesure développée de manière à ce que les écritures de Vanderlande soient produites par le système », a expliqué Stoffelen. « Avec l’aide de Taxvibes, nous disposons d’une fonctionnalité sur mesure qui répond à ce besoin. »

Une efficacité accrue

Vanderlande a tiré de nombreux avantages de l’utilisation de la solution d’insightsoftware :

• 70 % de calculs fiscaux automatisés
• Réduction de 25 à 50 % du temps consacré à la déclaration de l’impôt sur les sociétés
• Un processus de reporting fiscal plus solide

« Avant de lancer ce projet, j’ai réalisé une enquête auprès de notre groupe d’utilisateurs pour savoir combien de temps ils consacraient au processus de déclaration d’impôt sur les sociétés à partir des feuilles de calcul existantes », explique M. Stoffelen. « Quelques mois après la mise en service de Longview Tax, j’ai réalisé une autre enquête pour savoir combien de temps les utilisateurs estimaient avoir gagné. La majorité d’entre eux ont répondu qu’ils y passaient jusqu’à 25 à 50 % de temps en moins. »

Davantage de flexibilité

Longview Tax a procuré à Vanderlande la flexibilité offerte par des fonctionnalités personnalisées qui peuvent croître et évoluer au rythme de l’activité.

Après l’implémentation du produit, Sebastiaan a découvert qu’une écriture particulière nécessitait une configuration différente. Heureusement, Longview est un outil très flexible et Taxvibes a pu facilement configurer cette fonctionnalité sans frais supplémentaires.

Grâce à Longview Tax, Vanderlande bénéficie désormais d’informations fiscales centralisées, de processus plus efficaces et automatisés et d’une robuste gestion des données. À l’avenir, l’entreprise envisage d’implémenter Longview Transfer Pricing pour automatiser encore davantage ses processus.