En automatisant ses processus de Disclosure Management, Investor AB parvient à révéler le sens caché des chiffres

Fondée en 1916 par la famille Wallenberg et basée à Stockholm (Suède), Investor AB est une société actionnaire de grandes entreprises mondiales, telles qu’AstraZeneca, Atlas Copco et Electrolux. Adoptant une perspective d’investissement à long terme, elle se sert de son expérience industrielle, de son réseau et de sa solidité financière pour aider les entreprises de son portefeuille à s’imposer face à la concurrence et à atteindre leur plein potentiel.

Le défi

L’amélioration continue est inscrite dans l’ADN de la direction financière d’Investor AB. Avant de mettre en œuvre CDM, l’entreprise pouvait déjà compter sur un processus efficace de préparation et de publication de rapport financier intermédiaire. Ce processus mobilisait cependant d’importantes ressources à une étape critique du processus de clôture et demandait beaucoup de travail manuel pour créer les versions suédoise et anglaise du rapport et en recouper les chiffres, si bien que l’équipe a vu la possibilité de rendre son processus plus efficace.

La création des états financiers intermédiaires demandaient un jour et demi de travail à une équipe de cinq personnes, ce qui limitait l’étude des chiffres et la formulation de conclusions visant à conseiller la direction et le conseil d’administration d’Investor AB.

Si des changements de dernière minute étaient demandés, l’équipe devait alors effectuer une validation approfondie pour garantir l’exactitude et la cohérence des données et de l’analyse des rapports. Pour respecter le délai de clôture, les journées étaient souvent longues. Anders Eckerwall, responsable financier chez Investor AB, se rappelle qu’avec ce processus manuel, « il était risqué de faire des changements opérationnels à la dernière minute ». Le moindre changement devait être appliqué aux deux versions du rapport et recoupé, ce qui réduisait le temps consacré à l’analyse et à la formulation de commentaires.

Bien que l’équipe ait été en mesure d’achever le processus de clôture intermédiaire à temps, Investor AB « est toujours à la recherche de solutions pour s’améliorer et mieux faire les choses », souligne Jenny Rydingstam, directrice du service de consolidation du groupe chez Investor AB. L’automatisation étant la suite logique à l’amélioration de son processus, l’équipe a opté pour la solution CDM d’insightsoftware.

Vers le succès avec CDM

Addedo, une société de conseil suédoise partenaire d’insightsoftware, a travaillé avec Investor AB à la consolidation des rapports réglementaires et comptables. La mise en œuvre de CDM a été extrêmement facile et rapide.

Jenny Rydingstam précise qu’Addedo a présenté le système à toute son équipe afin de la familiariser à son fonctionnement. Elle souligne que la formation, donnée à distance par Addedo en raison de la pandémie de COVID-19, était toutefois très interactive. Jenny Rydingstam explique que la transition s’est faite en douceur grâce à son équipe, qui était « très investie dans l’élaboration des modèles et de la structure » lors des séances de formation, avant d’ajouter : « Addedo a été d’une grande aide et nous a permis d’aboutir à un projet réussi ».

Une autre raison expliquant l’adoption rapide est la facilité de la prise en main, vient du fait que Microsoft Office est une partie intégrante de l’interface utilisateur CDM, environnement connu de l’équipe. Résultat : moins de temps a été nécessaire pour mettre en œuvre CDM. L’équipe a ainsi pu l’utiliser pour l’élaboration de ses états financiers intermédiaires lors de la clôture du troisième trimestre 2020.

Selon Anders Eckerwall, depuis la mise en œuvre de CDM, l’équipe dispose « de plus de temps à consacrer pour révéler le sens caché des chiffres », ce qui est en adéquation parfaite avec sa stratégie d’amélioration continue. Grâce à CDM, en automatisant la génération de rapports récurrents à auteurs multiples, et en ayant la possibilité d’utiliser l’outil où bon lui semble, l’équipe d’Investor AB peut dégager davantage de ressources, pour se focaliser sur l’obtention des informations et d’en tirer des conclusions plus précises lors des périodes critiques de clôture.

Le processus lui-même est moins manuel et Jenny Rydingstam est heureuse « d’avoir toutes les données au même endroit », ce qui est « plus simple à gérer, puisqu’il nous suffit juste de charger un fichier sur le Cloud ». L’équipe passe moins de temps à recouper les chiffres, ce qui lui permet de procéder plus sereinement à des changements de dernière minute et à se consacrer davantage à l’analyse des données.

Elle envisage à l’avenir d’utiliser CDM pour associer l’import de données du système de consolidation du groupe avec ceux de la plateforme BI. La question va être étudiée dans le courant de l’année. Elle réfléchit également à une utilisation de CDM pour la création mensuelle de rapports de gestion intermédiaires, ainsi que pour d’autres rapports récurrents riches en texte.

Depuis la mise en œuvre de la solution, l’équipe a observé l’amélioration continue qu’elle espérait. Anders Eckerwall souligne ainsi que CDM a contribué à élever l’équipe au rang de « direction financière moderne ». L’équipe a depuis recommandé CDM lors de ses journées de la comptabilité et des directeurs financiers.

Le chemin du succès

Investor AB a déjà apporté de nombreuses améliorations à son processus d’élaboration des rapports financiers intermédiaires du fait de la mise en œuvre de CDM, qui ont eu les résultats suivants :

• grâce à l’automatisation de la création du rapport intermédiaire, celle-ci ne prend plus qu’une heure, contre une journée et demie avec le précédent processus manuel ;
• l’équipe a désormais « plus de temps pour étudier les chiffres et présenter ses conclusions aux dirigeants » (Jenny Rydingstam) ;
• les données sont stockées au même endroit, ce qui permet d’obtenir une version unique de la vérité et garantit la cohérence dans le rapport et entre les versions suédoise et anglaise ;
• « Il est désormais bien plus facile de gérer les changements de dernière minute » (Anders Eckerwall).